Esta es la Política de tratamiento de la información y de datos personales de Torrente Dev SAS respecto de la plataforma Mundo Learn, expedida en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas concordantes.
1. Identificación
- Razón social: Torrente Dev SAS.
- NIT: 901.604.245-9.
- Domicilio y dirección: Diagonal 77B # 119A-68, Bogotá D.C., Colombia.
- Correo: comercial@torrente.dev (asunto «Datos personales»).
- Teléfono y WhatsApp: +57 300 386 7697.
- Sitio web: mundolearn.com.
2. Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, al origen racial o étnico, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento.
3. Calidad en que actúa Torrente Dev
3.1 Como encargada
Respecto de los datos de estudiantes, acudientes, docentes, directivos, personal y demás miembros de la comunidad que cada institución registra o hace registrar en la plataforma, la responsable del tratamiento es la institución y Torrente Dev actúa como encargada. En esa calidad, Torrente Dev trata los datos únicamente para prestar el servicio contratado y conforme a las instrucciones de la institución, y no los usa para fines propios.
Corresponde a la institución, como responsable: (a) informar a los titulares y obtener su autorización, o la de los padres o representantes de los menores de edad, antes de cargar sus datos, y conservar prueba de ella; (b) autorizar expresamente el tratamiento de los datos sensibles que decida registrar; (c) garantizar que los datos que carga son veraces, pertinentes y necesarios; (d) publicar su propia política de tratamiento; (e) atender las consultas y reclamos de los titulares; y (f) instruir a Torrente Dev sobre la actualización, corrección o supresión de los datos. Torrente Dev no responde por el tratamiento que la institución realice sin autorización o en contravención de la ley.
Esta política, junto con los Términos y condiciones, hace las veces de contrato de transmisión de datos personales entre cada institución y Torrente Dev en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, y de instrucciones de tratamiento de la institución, en todo lo que el contrato particular firmado entre ellas no regule de forma expresa. La institución la acepta al contratar el servicio o al usarlo.
3.2 Como responsable
Torrente Dev es responsable directa de las bases de datos que administra para su propia operación: prospectos y clientes comerciales, usuarios de soporte, visitantes del sitio público, proveedores y contratistas, aspirantes a empleo, empleados, equipo comercial con cuenta en la plataforma, y registros de seguridad y auditoría de la plataforma en lo que sirven a su protección.
4. Principios
Torrente Dev aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, y además los de minimización (tratar solo lo necesario) y responsabilidad demostrada.
5. Tratamiento y finalidades
5.1 Datos de la comunidad de las instituciones (como encargada)
Se recolectan, almacenan, usan, consultan, procesan, respaldan y suprimen para:
- Crear y administrar cuentas, autenticar a los usuarios y gestionar roles y permisos.
- Prestar los módulos contratados: gestión académica, aula virtual, evaluaciones, calificaciones, asistencia, horarios, boletines, matrícula, pre-matrícula, cartera, comunicaciones, contenidos, cursos, idiomas, pruebas de práctica, gamificación y demás.
- Operar las funciones de inteligencia artificial activadas por la institución.
- Enviar notificaciones y mensajes del servicio.
- Moderar contenido y atender reportes de convivencia en los espacios de comunicación.
- Emitir documentos, constancias y credenciales verificables.
- Garantizar la seguridad, la trazabilidad, la auditoría y la continuidad del servicio, incluidas las copias de respaldo.
- Prestar soporte técnico y corregir errores.
- Generar estadísticas e informes para la institución.
- Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar la plataforma, sin identificar a ninguna persona.
- Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad.
5.2 Prospectos, clientes y contactos comerciales (como responsable)
- Atender solicitudes de información, demostraciones y propuestas.
- Celebrar, ejecutar y facturar los contratos con las instituciones.
- Enviar información comercial sobre Mundo Learn, mientras el titular no se oponga.
- Medir la gestión comercial.
5.3 Soporte y visitantes (como responsable)
- Atender solicitudes, quejas y reclamos.
- Mantener la seguridad del sitio público y de la plataforma.
5.4 Proveedores, contratistas, aspirantes y empleados (como responsable)
- Seleccionar, contratar, pagar y gestionar la relación contractual o laboral y cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad social.
Los datos no se usarán para finalidades distintas de las informadas sin una nueva autorización, salvo las excepciones legales.
6. Autorización
Cuando Torrente Dev actúa como responsable, obtiene la autorización del titular por medios que permiten conservar prueba de ella: formularios con casilla de aceptación, aceptación electrónica dentro de la plataforma, correo o grabación, y la conserva con su fecha y dirección IP. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Cuando actúa como encargada, la autorización la obtiene y conserva la institución responsable. La plataforma ofrece herramientas para recoger y registrar aceptaciones, pero su uso y su suficiencia son responsabilidad de la institución.
7. Datos sensibles
El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando la institución registra datos de salud (entidad de salud, alergias, discapacidades o condiciones médicas) debe hacerlo con autorización expresa, informando su carácter facultativo, y solo cuando sean necesarios para el cuidado o la atención del estudiante o del trabajador. Estos datos solo son visibles para los roles que la institución autorice y no se envían a proveedores de inteligencia artificial.
Las grabaciones de voz de las actividades de idiomas se usan para valorar la práctica y no para identificar a la persona; no se tratan como datos biométricos ni se usan con ese fin.
8. Datos de niñas, niños y adolescentes
El tratamiento de datos de menores de edad se realiza respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y a la Ley 1098 de 2006. Solo se tratan los datos necesarios para su proceso educativo, con la autorización de su representante legal, que recoge la institución, y teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez. Sus datos nunca se usan con fines publicitarios ni se comparten con fines comerciales.
9. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular, sus causahabientes o su representante pueden:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
- Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión y la revocatoria no proceden cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, como la conservación de la historia académica.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
10.1 Ante quién
Si los datos están en la plataforma porque una institución los registró, la solicitud se presenta ante esa institución, que es la responsable. Si llega a Torrente Dev, se trasladará a la institución y se informará al interesado, y Torrente Dev apoyará a la institución en lo que le corresponda como encargada.
Para los datos de los que Torrente Dev es responsable, la solicitud se presenta por correo a comercial@torrente.dev con el asunto «Datos personales», indicando: nombre e identificación del titular, calidad en que actúa quien la presenta (y prueba de la representación, si aplica), descripción de lo que se solicita, dirección o correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
10.2 Consultas
Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
10.3 Reclamos
Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá que se desistió de él. Mientras se tramita, el dato se marcará con la leyenda «reclamo en trámite».
10.4 Área responsable
La atención de estas solicitudes está a cargo de la gerencia de Torrente Dev SAS, a través de los canales indicados.
11. Deberes de Torrente Dev
Como encargada cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio de los derechos del titular, conservar la información con las medidas de seguridad necesarias, actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando la institución lo instruya, abstenerse de circular información en reclamo o bloqueada y avisar a la institución y a la autoridad de las violaciones a los códigos de seguridad. Como responsable cumple los deberes del artículo 17 de la misma ley.
12. Transmisión y transferencia internacional
Para prestar el servicio, Torrente Dev transmite datos a proveedores que actúan como sus encargados (o subencargados, respecto de los datos de las instituciones), algunos ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea: alojamiento y almacenamiento en la nube, inteligencia artificial, notificaciones, correo y mensajería. Estas transmisiones se amparan en contratos o condiciones que obligan al proveedor a tratar los datos solo para prestar el servicio, a guardar confidencialidad y a aplicar medidas de seguridad, conforme a los artículos 25 y 26 del Decreto 1377 de 2013 y a la normativa de la Superintendencia de Industria y Comercio. Al aceptar esta política y al vincularse a la plataforma, el titular autoriza estas transmisiones.
Torrente Dev no transfiere datos personales a terceros para que los usen como responsables, salvo por mandato legal u orden de autoridad, o en caso de reorganización empresarial en la que otra sociedad suceda a Torrente Dev en la operación de la plataforma.
13. Seguridad de la información
Torrente Dev adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado en tránsito, aislamiento de cada institución en la base de datos mediante seguridad a nivel de fila, control de acceso por rol, archivos privados con enlaces temporales, registro de auditoría, copias de respaldo cifradas y verificadas, y acceso restringido del personal según su necesidad.
Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Torrente Dev informará a la institución responsable sin demora injustificada, lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los plazos previstos y adoptará las medidas para contenerlo.
14. Conservación y supresión
- Datos de la comunidad de una institución: mientras esté vigente el contrato con la institución. Al terminar, la institución dispone de un plazo de treinta (30) días calendario para solicitar la exportación de su información; luego se suprime de los sistemas activos. En las copias de respaldo se elimina al cumplirse su ciclo de retención, que no supera tres (3) meses.
- Historia académica: la institución decide su conservación conforme a las normas educativas aplicables.
- Registros de auditoría, aceptaciones y evidencias de moderación: mientras sean necesarios como prueba y durante los términos de prescripción de las acciones que puedan derivarse.
- Prospectos comerciales: hasta un (1) año desde el último contacto, o antes si el titular lo solicita.
- Datos contables, tributarios y laborales: por los plazos que fije la ley.
15. Instituciones fuera de Colombia
Cuando la institución opera en otro país, se aplica además la norma de protección de datos de ese país en lo que resulte imperativo, y la institución, como responsable, debe cumplir las obligaciones que esa norma le imponga frente a sus titulares.
16. Vigencia
Esta política rige desde su publicación en la plataforma. Cada versión queda registrada con su fecha y su número, y las anteriores se conservan para consulta. Los cambios sustanciales se informarán a los titulares por la plataforma antes de aplicarse o al momento de hacerlo. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas.